Ihre persönlichen Aktivitäten – dargestellt als Prozesslandschaft? Wir zeigen Ihnen wie digitale Ordnung funktioniert!

Nicht nur große Unternehmen funktionieren besser mit einem passenden Ordnungssystem. Vielleicht kennen Sie die bekannte Methode 5-S (Sort – Set in Order – Shine – Standardize –Sustain), die auf Arbeitsplatzoptimierung bei Toyota zurückgeht und in vielen Unternehmen in die Routine übergegangen ist. In Deutsch wird diese Methode übrigens 5 A genannt: Aussortieren – Aufräumen – Arbeitsplatzsauberkeit – Anordnung zur Regel machen sowie Alle Punkte einhalten und verbessern. Auch kleine Unternehmen und wir alle als Privatpersonen haben einen optimalen und individuellen Ordnungsbedarf. Dieser umfasst zunehmend auch die digitale Ordnung. Wegen (und trotz) laufender technischer Neuerungen in den diversen ‚Clouds‘, ‚Apps‘ und all den bekannten Kommunikationskanälen sollte dabei jeder von uns den Überblick behalten – ohne allzu viel Zeit mit Suchen und Bürokratie zu verbringen. Jeder hat dabei seinen individuellen Zugang und es gilt: Individualisiert auf jeden Einzelnen von uns macht die tägliche Arbeit mehr Spaß. Die gute Nachricht: Geschäftsprozess-Management hilft dabei auch als Plattform für Jedermann. Hört sich das interessant an?

Den Aufgabendschungel lichten mit Prozessmanagement

Aktivitäten oder auch Aufgaben kommen oft in Form von Telefon-Notizen, Zetteln, per Zuruf, per Post oder digitaler Post in unsere Verantwortung. Oft ist es nicht möglich oder sinnvoll, diese Aufgaben sofort zu erledigen. Ab und zu muss man diese wegsortieren und auf Termin setzen. Doch wie sortiert man die echten und die digitalen Ordner? Welche Struktur erhält der Dateipfad? Mein Vorschlag: Nutzen Sie die Erfahrung der Profis! Denn, was im Großen funktioniert, gilt meist auch im Kleinen – und umgekehrt.

Wie sieht Ihre schematisierte Prozesslandschaft für eine digitale Ordnung aus? Lassen Sie uns das gemeinsam herausfinden!

So strukturieren Sie Ihre Aktivitäten

Die meisten E-Mail-Programme kennen Suchwörter als digitale Ordnungshelfer, meistens ‚Kategorien‘ genannt. Nach diesen werden Aufgaben sortiert und gefiltert. Sie bestimmen, was Ihnen persönlich wichtig und was dringend ist! Schaffen Sie einen Ordnungsrahmen für all Ihre Aufgaben. Das funktioniert meist besser als die Ablage auf dem unsortierten großen Stapel. Die Experten im Business Process Management nennen diese Struktur ‚Prozesslandschaft‘. Das ist nichts anderes als die schematisch klare Struktur an Aktivitäten, individuell und für jeden anpassbar. Wollen Sie Ihre Finanzen ordnen oder haben Sie bestimmte Anforderungen für Ihre Hobbies. Je nach Lust und Laune sieht Ihre ‚Prozesslandschaft‘ unterschiedlich aus.

Wichtig ist zu erkennen, dass in einer digitalisierten Welt die verschiedenen Ordnungsrahmen immer mehr vernetzt werden, eine Voraussetzung um reibungslos mit anderen arbeiten zu können. Manche Aufgaben sind etwas komplizierter und müssen feiner unterteilt werden. Immer mehr Anwendungen ermöglichen die Automatisierung und Verknüpfung der Anwendungen. Zwei einfache Beispiele für Automatisierung: Nutzen Sie bereits gemeinsam geteilte elektronische Kalender? Haben Sie Ihren Einkaufszettel noch auf Papier?

Neue Aufgaben und Dokumente – gerne – aber bitte vernetzt!

Der Ordnungsrahmen wächst im besten Fall mit. So auch für geteilte Aktivitäten, die wir vernetzen wollen. Professionelles Equipment kann Ihnen privat dabei nützen: Standardsoftware kann zum Strukturieren von Aktivitäten helfen, um einen Ordnungsrahmen abzubilden. Testen Sie selbst als Beispiel die Software Signavio für einen Monat gratis! Ich zeige Ihnen gerne, wie Sie damit die für Sie persönlich geeignete digitale Ordnung strukturieren können, die Ihren Zielen entspricht.

Endlich gibt die Prozessberatung für Jedermann: Buchen Sie jetzt einen Informations-Termin für den ersten Schritt in Ihre persönliche digitale Ordnung mit BPM Stephan Müller!